Zusammenfassung:

Auch bei Mitarbeitern müssen Sie Ihrer Informationsauskunftspflicht nach Art. 13 DSGVO nachkommen bzw. Zustimmungen für bestimmte Verarbeitungsvorgänge einholen. Dieses Muster unterstützt sie dabei. Bitte passen Sie dieses Muster an Ihre Gegebenheiten an.



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Muster Datenschutzerklärung für Mitarbeiter V3 vom 03.07.2018


 Liebe Mitarbeiterin, lieber Mitarbeiter,

Seit Mai 2018 gilt die Datenschutz-Grundverordnung. Diese sieht erweiterte Informations-verpflichtungen vor. Daher informieren wir Sie – in Erfüllung der neuen rechtlichen Vorschriften – über die von uns durchgeführten Datenverarbeitungen.

Im Rahmen Ihres Arbeitsverhältnisses werden die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten (zB. Lebenslauf, Notfallkontakte) sowie jene, die aufgrund des Dienstverhältnisses anfallen (zB. Gehaltsdaten, Krankenstände, Pflegeurlaub, Karenzzeiten), verarbeitet.

 

 Allgemeine Datenverarbeitung im Rahmen des Arbeitsverhältnisses

Die Verarbeitung und Übermittlung der Daten erfolgt für die Lohn-, Gehalts-, Entgeltsverrechnung und Einhaltung von Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten, soweit dies auf Grund von Gesetzen oder Normen kollektiver Rechtsgestaltung oder arbeitsvertraglicher Verpflichtungen jeweils erforderlich ist, einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie zB. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten. Ohne diese Daten können wir den Vertrag mit Ihnen nicht abschließen bzw. durchführen. Dies gilt auch für alle freiwilligen Sozialleistungen des Arbeitgebers sowie für externe Bildungs- und Weiterbildungsangebote.

Eine Übermittlung der im jeweiligen Einzelfall relevanten Daten erfolgt auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen bzw. vertraglicher Vereinbarung an folgende Stellen:

  • Lohnverrechnung (extern)
  • Sozialversicherungsträger (einschließlich Betriebskrankenkassen);
  • Bundesamt für Soziales und Behindertenwesen (Sozialministeriumsservice) zB gemäß § 16 BEinstG;
  • Finanzamt;
  • betriebliche Vorsorgekassen (BV-Kassen) gemäß § 11 Abs 2 Z 5 und § 13 BMSVG;
  • Lehrlingsstelle gemäß §§ 12 und 19 BAG und Berufsschulen;
  • Arbeitsmarktservice;
  • Arbeitsinspektorat, Verkehrs-Arbeitsinspektion und Land- und Forstwirtschaftsinspektion, insbesondere gemäß § 8 Arbeitsinspektionsgesetz;
  • Gemeindebehörden und Bezirksverwaltungsbehörden in verwaltungspolizeilichen Agenden (Gewerbebehörde, Zuständigkeiten nach ASchG usw.);
  • gesetzliche Interessenvertretungen;
  • Bildungs- und Weiterbildungsanbieter;
  • Organe der betrieblichen Interessenvertretung (insbesondere Betriebsrat gemäß § 89 ArbVG, Sicherheitsvertrauensperson nach § 10 ASchG, Jugendvertrauensperson gemäß § 125 ff ArbVG und Behindertenvertrauensperson gemäß § 22a BEinstG);
  • gesetzliche Interessensvertretung;
  • Kunden, Lieferanten und Interessenten des Arbeitgebers;
  • Rechtsvertreter;
  • Gerichte;
  • Betriebsärzte;
  • Sicherheitsdienste;
  • Gläubiger der betroffenen Person sowie sonstige an der allenfalls damit verbundenen Rechtsverfolgung Beteiligte, auch bei freiwilligen Gehaltsabtretungen für fällige Forderungen;
  • mit der Auszahlung an die betroffene Person oder an Dritte befasste Banken;
  • vom Arbeitnehmer angegebene Gewerkschaft, mit Einwilligung der betroffenen Person;
  • Mitversicherte;
  • Pensionskassen;
  • Steuerberater, Wirtschaftsberater (extern);
  • IT-Unternehmen, Softwareanbieter
  • Versicherungen, AUVA;
  • Zeiterfassungssystem (extern)
  • Förderungsgeber

Datenverarbeitung für Zwecke der Verwaltung und Sicherheit des Systems

Aufgrund der geltenden gesetzlichen Datensicherheitsbestimmungen werden eine Reihe Ihrer Daten für die Verwaltung und Sicherheit des Systems verarbeitet, wie etwa zur Verwaltung von Benutzerkennzeichen, die Zuteilung von Hard- und Software an die Systembenutzer sowie für die Sicherheit des Systems. Dies schließt automationsunterstützt erstellte und archivierte Textdokumente (wie zB Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten mit ein. Ohne diese Datenverarbeitung sind ein sicherer Betrieb des Systems und damit eine Beschäftigung in unserem Unternehmen nicht möglich.

Interne Veröffentlichung Ihrer Daten

 

Um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten, werden Ihr Name sowie Ihre Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankenstände firmenintern veröffentlicht. Dies geschieht beispielsweise durch interne Veröffentlichung auf Personaleinsatzplänen.
Zur Kontaktaufnahme durch Kollegen werden berufliche Kontaktdaten im Intranet veröffentlicht (zB Outlook Adressbuch). Dies erfolgt aus unserem berechtigten Interesse an einem reibungslosen Geschäftsablauf.
Ohne diese Datenverarbeitung ist ein reibungsloser Ablauf in unserem Unternehmen nicht möglich.

Veröffentlichung beruflicher Kontaktdaten auf der Firmen-Website

Zur Kontaktaufnahme durch Kunden und Lieferanten werden berufliche Kontaktdaten von Mitarbeitern mit Außenkontakt im Internet veröffentlicht. Dies erfolgt aus unserem berechtigten Interesse an einem reibungslosen Geschäftsablauf. Wenn Sie das aus berücksichtigungswürdigen Gründen nicht wollen, können Sie gegen die Veröffentlichung Widerspruch einlegen.

 

Datenverarbeitung im Falle von Arbeitsrechtsstreitigkeiten

Kommt es während aufrechten Arbeitsverhältnisses oder nach Beendigung zu einer gerichtlichen Auseinandersetzung, werden die für die zweckentsprechende Rechtsverfolgung notwendigen Daten an Rechtsvertreter und Gerichte übermittelt.

 

 Verarbeitung freiwilliger Angaben – Einwilligung

Die Angabe Ihres Religionsbekenntnisses erfolgt freiwillig und auf Grundlage Ihrer Einwilligung, wenn Sie entsprechende Rechte in Anspruch nehmen möchten oder den Kirchenbeitrag über den Arbeitgeber abführen lassen.

Die Angabe Ihrer Gewerkschaftszugehörigkeit erfolgt freiwillig und auf Grundlage Ihrer Einwilligung, wenn Sie den Gewerkschaftsbeitrag über den Arbeitgeber abführen lassen.

Die Angabe der Notfallkontakte erfolgt freiwillig und auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

Die Veröffentlichung Ihres Fotos sowie Ihrer Kontaktdaten zu Marketingzwecken auf der Webseite sowie in diverse Dienste erfolgt freiwillig und auf Grundlage Ihrer Einwilligung.

Alle Einwilligungen können unabhängig voneinander jederzeit widerrufen werden. Ein Widerruf hat zur Folge, dass wir Ihre Daten ab diesem Zeitpunkt zu oben genannten Zwecken nicht mehr verarbeiten, und somit die entsprechenden Rechte, Vorteile etc. nicht mehr in Anspruch genommen werden können. Für einen Widerruf wenden Sie sich bitte an E-Mail-Adresse


Eine Reihe von Daten werden zur Erbringung von Help-Desk-Diensten oder Cloud-Diensten an einen Auftragsverarbeiter weitergegeben.

 

Datenverarbeitung außerhalb der EU/des EWR

 Die Kontaktdaten von Mitarbeitern werden zumindest zum Teil auch außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet, was für die geschäftliche Korrespondenz mit unseren Kunden erforderlich ist. Dies umfasst Ihren Namen, Ihre Position und Ihre Email-Adresse. Das angemessene Schutzniveau ergibt sich aus:

  • einem Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art 45 DSGVO.
  • verbindlichen internen Datenschutzvorschriften nach Art 47 iVm Art 46 Abs 2 lit b DSGVO.
  • Standarddatenschutzklauseln nach Art 46 Abs 2 lit c und d DSGVO.
  • genehmigten Verhaltensregeln nach Art 46 Abs 2 lit e iVm Art 40 DSGVO.
  • einen genehmigten Zertifizierungsmechanismus nach Art 46 Abs 2 lit f iVm Art 42 DSGVO.
  • von der Datenschutzbehörde bewilligte Vertragsklauseln nach Art 46 Abs 3 lit a DSGVO.
  • Ausnahme für bestimmten Fall nach Art 49 Abs 1 DSGVO.
  • Ausnahme für Einzelfall nach Art 49 Abs 1 Unterabsatz 2 DSGVO.

 

Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten.

 

 

Ihre Rechte

Ihnen stehen grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch zu. Dafür wenden Sie sich an uns.

Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der Datenschutzbehörde beschweren.

 

 

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an:

Daten der Personalabteilung

Einwilligung:

Bitte kreuzen sie diejenigen Punkte an, zu deren Datenverarbeitung sie ihre Einwilligung geben!

☐ Religion
☐ Gewerkschaftszugehörigkeit
☐ Notfallkontakte
☐ Fotos zu Werbezwecken auf Webseite
☐ Fotos zu Werbezwecken auf Social Media Plattformen

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Ort, Datum

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Unterschrift Mitarbeiter


Haben Sie Fragen dazu oder Anregungen? Schreiben Sie uns eine Nachricht!



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2018-07-10T16:27:24+00:00