Connect2018-06-18T15:37:56+00:00

Connect – DSGVO Modul


Gemeinsam mit EI-TEA Partner GmbH wurde das DSGVO Modul in Connect entwickelt. Connect ist eine modulbasierende Software die als Open Source Lösung für Jeden kostenlos zur Verfügung steht. Connect hilft Ihnen und Ihrem Unternehmen die Herausforderungen der Digitalisierung zu meistern.
Durch unsere langjährige Tätigkeit im Infrastruktur und ERP-Bereich bei Firmen in Österreich und Teilen der EU konnten wir einen sehr genauen Einblick in das Herzstück jener Unternehmen werfen, die wir in Sachen Informationstechnologie (IT) unterstützt haben. Dadurch entstand nach und nach Connect.


Benötige ich eine Software für die DSGVO?

Ohne Software ist die DSGVO nicht so recht umzusetzen.

Durch unsere mehrjährige Tätigkeit im Bereich Datenschutz (DSG2000, bzw. nun DSGVO) konnten wir schon viel Erfahrung sammeln. Erst mit einer gewissen Praxis erkennt man, auf welche Dinge es wirklich ankommt. Diese Punkte fließen auf kurzem Wege in die Entwicklung von Connect und Sie profitieren umgehend davon!
Ohne einer passenden Software ist es schwierig, den Überblick zu behalten. Stellen sie sich nur vor, wie viele Auftragsdatenverarbeitungsverträge (ADV) Sie überblicken müssen. Wie stellen Sie sicher, dass jeder Lieferant, bzw. Dienstleister die richtige Version unterschrieben hat? Wie handhaben sie die Papierflut, ohne den Überblick zu verlieren?
Noch heikler wird es mit den Betroffenenrechten – Sie müssen innerhalb einer gewissen Frist auf diese Anfragen reagieren und sollte diese auch dokumentieren. Dabei wäre es fatal, eine Anfrage zu vergessen…



Die Sicherheit Ihrer Daten ist uns ein großes Anliegen! Aus diesem Grund haben wir gleich in den ersten Entwicklungsschritten eine Verschlüsselung der Daten in Connect eingebaut. Wir kombinieren symmetrische und asymmetrische Verschlüsselungsverfahren, um Ihre Daten entsprechend zu verschlüsseln, aber auch um dem Benutzer kein technisches Wissen abverlangen zu müssen, damit er Connect verschlüsselt verwenden kann.

Weitere Informationen erhalten Sie über den nachfolgenden Link.

Info Verschlüsselung (ext)




Was kann das Modul DSGVO?


Das DSGVO Modul in Connect teilt sich in vier Teilbereiche auf. Alle vier Teilbereiche werden Sie tatkräftig unterstützen, damit Sie die DSGVO richtig umsetzen können. Und natürlich bleibt die Entwicklung nicht stehen, weitere Bereich sind schon fertig entwickelt und befinden sich im Test.


Einen Aspekt, den wir in dieser Version noch nicht im Fokus haben ist das Design generell. Bitte erwarten Sie sich keine bunten Buttons, oder hübsche Animationen. Uns ist wichtig, dass die Software leicht bedienbar ist und nützliche Funktionen bietet. Mit hübschen Animationen sind vielleicht die Benutzer im ersten Schritt beeindruckt, jedoch wird man dadurch nicht produktiver arbeiten. Aber als kleinen Ausblick können wir Ihnen versprechen, dieses Thema in der Version 2 von Connect zu behandeln.




Verfahrensverzeichnis (VVZ)

  • Verschlüsselt

  • Matrix der Datenkategorien

  • technisch und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

  • Archivfunktion

  • Mandantenfähig

  • Benutzerverwaltung

  • HIER klicken, für weitere Informationen…

Verträge

  • Verschlüsselt

  • Vertragsvorlagen

  • digitale Vertragsabwicklung

  • Serienerstellung

  • Speicherung der Verträge

  • Versionierung und Meta Beschreibung

  • Mandantenfähig

  • Benutzerverwaltung

  • HIER klicken, für weitere Informationen…

Beauskunftung

  • Verschlüsselt

  • Nachverfolgung der Beauskunftung

  • Zeittracking

  • Einbindung in Ihr E-Mail System

  • Mandantenfähig

  • Benutzerverwaltung

  • HIER klicken, für weitere Informationen…

Schulungen

  • Teams

  • Auswertung nach Benutzer

  • Zeittracking

  • automatische Wiederholung

  • Mandantenfähig

  • Benutzerverwaltung

  • HIER klicken, für weitere Informationen…


Bitte klicken Sie auf das entsprechende Modul, um weitere Informationen zu erhalten. Gerne Informieren wir Sie auch in einem persönlichen Gespräch über Connect und das DSGVO Modul.


Wir möchten uns gleich mal bei Ihnen entschuldigen, dass diese Webseite noch nicht ganz fertig gestellt ist. Auch der Registrierungsprozess von Connect ist noch nicht ganz so, wie wir uns das vorstellen. Wir haben unsere Prioritäten klar auf unsere Kunden und auf unsere Software gelegt. Dabei ist das Marketing leider etwas zu kurz gekommen. Aber auch an diesem Thema arbeiten wir mit Hochdruck.



Verfahrensverzeichnis (VVZ)

Viel wird momentan über das Verfahrensverzeichnis diskutiert. Aus unserer Sicht ist dies ein wichtiger Punkt in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Stellen Sie sich das VVZ als zentraler Baustein in der DSGVO vor. Alle Vorgänge in Ihrem Unternehmen sollten darin Beachtung finden. Darüber hinaus wäre es empfohlen, alle Notizen, Dokumentationen, Beschreibungen der Infrastruktur ebenfalls in das VVZ einzubinden. Auch Notizen und eventuelle Aufgabe dürfen im VVZ nicht fehlen. Dadurch erhalten Sie eine zentrale Oberfläche, mit der Sie die DSGVO ohne viel Aufwand umsetzen.



Verschlüsselung der Daten

Die Verschlüsselung der Daten per Default war für uns ein großes Anliegen. Wo die Daten gespeichert sind, sollte für Sie unerheblich sein. Wichtig ist, dass nur Sie Zugriff auf diese Daten erhalten. Die Verschlüsselung der Daten erfolgt sowohl in der community Edition, als auch in der Cloud und on premise Edition.

Connect Verschlüsselung

Jeder Bereich im Connect, bis auf ein paar Ausnahmen, sind verschlüsselt. Das grüne Schloss-Symbol signalisiert dem Anwender, dass die Daten nicht im Klartext am Server gespeichert werden.

In der Datenbank ist nur mehr eine Aneinanderreihung von Zahlen und Buchstaben ersichtlich.

Connect Verschlüsselung Datenbank Ansicht

Die Verschlüsselung ist nicht nur eine reine Grundverschlüsselung, sondern wird von der Berechtigungsstruktur im Connect gesteuert. Wenn ein Benutzer auf ein Modul, oder in einem Modul auf gewisse Bereiche keinen Zugriff hat, kann er diese Daten auch nicht entschlüsseln. Diese Verschlüsselung ist eine Neuerung – fast alle am Markt befindlichen Programme unterstützen diese Art der Verschlüsselung (noch) nicht.





Matrix der Datenkategorien

Sie erstellen einmal eine Matrix Ihrer Datenkategorien und verwenden diese in den Verfahren, die Sie im Verfahrensverzeichnis anlegen. Das spart Zeit, speziell wenn sich Datenkategorien ändern. Diese Datenkategorien werden in Gruppen zusammengefasst.

Connect Verfahrensverzeichnis VVZ Datenmatrix

Sollten Sie abweichende Löschfristen haben, können Sie dies direkt in der Datenmatrix definieren. Auch die Definition der Kategorie nach Art. 9 erfolgt in dieser Matrix.





technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

Auch an die technischen und organisatorischen Maßnahmen haben wir gedacht. Diese sind Bestandteil von Connect und werden auch durch uns Ergänzt. Es steht Ihnen jedoch auch die Möglichkeit zur Verfügung, selbst diese TOMs anzulegen.

Connect Verfahrensverzeichnis VVZ technisch und organisatorische Maßnahmen TOMs



Archivfunktion

Im gesamten Verfahrensverzeichnis haben Sie die Möglichkeit, „Ordner“ anzulegen und darin Daten wie z.B. Dokumentationen, Infrastrukturbeschreibung oder nur Protokolle zu speichern. Diese Dokumente werden selbstverständlich genauso verschlüsselt, dass nur Sie und berechtigte Personen zu diesen Daten zugriff erhalten.

Connect Verfahrensverzeichnis 1

In der Archivstruktur legen Sie generell die Ordner fest, die bei jedem Vorgang und im Stammblatt aufscheinen sollte. Darüber hinaus können Sie sowohl im Vorgang als auch im Stammblatt selbst eine Struktur festlegen und die entsprechenden Daten hochladen. In der Praxis zeigt sich erst, wie wertvoll dieser Punkt ist – Sie haben die notwendigen Daten immer griffbereit.

Connect Verfahrensverzeichnis Archivfunktion



Mandantenfähigkeit

Connect ist Mandantenfähig! Haben Sie eine Holding-Struktur, in der weitere GmbHs enthalten sind, oder mehrere Firmen, die eine Umgebung nutzen? Dann ist dies die Funktion, die Sie benötigen. Diese Mandantenfähigkeit zieht sich durch alle Bereiche von Connect. Dadurch können auch große Strukturen abgebildet werden.

Connect Mandantenübersicht



und natürlich vieles mehr…

Die Funktionen des Verfahrensverzeichnis enden hier noch lange nicht. Nach und nach werden wir weitere Funktionen auf dieser Seite beschreiben. Ein späterer Besucht der Webseite lohnt sich!






Verträge und Vereinbarungen

Behalten Sie den Überblick! Wissen sie noch, welchen ADV Sie an Ihren Lieferanten geschickt hat? Können Sie momentan feststellen, ob ein Kunde eine Verschwiegenheitsvereinbarung unterzeichnet hat? Nein? Dann unterstützt Sie Connect!



Verträge und Vereinbarungen

Mit Connect behalten Sie Ihre Verträge und Vereinbarungen stets im Blick. Sie müssen nicht mühsam einen Ordner durchforsten, sondern suchen einfach danach! Auch diese Daten werden verschlüsselt – so dass nur Sie Zugriff darauf haben.

Connect Vereinbarungen

Stellen Sie sich die Vereinbarungen wie ein Archiv vor, in dem Sie wichtige Meta-Daten definieren. Wie lange ist der Vertrag gültig, welche Bestandteile beinhaltet dieser… Sie können die Kategorien zentral verwalten, eine Versionierung einpflegen und einen Status bei den Verträgen aktivieren.

Connect Vereinbarungen Detail

Verträge und Vereinbarungen binden Sie entweder auf Mitarbeiter (IT-Richtlinien, Verschwiegenheit…), oder über das Adressbuch an Kunden, Lieferanten oder Partner und über den Punkt „frei“ können Sie den Vertragspartner frei definieren.





Vorlagen und Serienerstellung

Wäre es nicht toll, wenn Sie einfach die Mustervorlagen von Consulio in Connect laden könnten, um diese anschließend automatisiert zu versenden? Oder möchten Sie sich nur die Arbeit erleichter und diese Vereinbarungen mittels Serienerstellung ähnlich wie einen Serienbrief erstellen? Kein Problem – daran haben wir gedacht!

Connect Vorlagen Vereinbarungen

Im Text sind Variablen hinterlegt, die durch Daten aus der Datenbank von Connect ersetzt werden. Natürlich können Sie auch selbst die Vorlage ändern oder einfach eine eigene Vorlage anlegen. Connect unterstützt Sie dabei.

Connect Vereinbarungen Upload



digitaler Vertragsversand

Möchten Sie gar keine Zeit mehr mit Verträgen auf Papier verschwenden? Dann wird Ihnen der digitale Vertragsversand gefallen….

Connect Versand Vereinbarungen

Durch das Drücken des Buttons erhalten Sie eine weitere Auswahl, in der Sie definieren können, welchem Kunden, Mitarbeiter oder Lieferant Sie diese Vereinbarung senden möchten. Darüber hinaus definieren Sie einen Ansprechpartner und wählen aus, welche Schritte der Empfänger setzen muss. Ist nur das „Lesen“ des Vertrags für Sie wichtig, dann wählen Sie „+Lesen“ aus, muss der Empfänger diesen Vertrag auch digital unterschreiben, dann wählen Sie „+Unterschreiben“ aus.

Connect Versand Vertrag 2

Natürlich kommt auch hier die Sicherheit nicht zu kurz – definieren Sie einfach ein Passwort, welches Sie dem Empfänger über ein anderes Medium mitteilen.

Sobald Sie auf „Dokument Senden“ drücken, erhält der Empfänger ein E-Mail mit einem Link auf ihre Connect Instanz. Über diesen Link ist der Vertrag für den Empfänger ersichtlich und als PDF downloadbar. Ob der Vertrag digital unterzeichnet, oder gelesen wurde, ist ebenfalls ersichtlich.





und natürlich vieles mehr…

Die Funktionen des Verfahrensverzeichnis enden hier noch lange nicht. Nach und nach werden wir weitere Funktionen auf dieser Seite beschreiben. Ein späterer Besucht der Webseite lohnt sich!


Beauskunftung

Auch beim Thema Beauskunftung ist es wichtig, alle Anfragen fristgerecht und dokumentiert zu übermitteln! Connect kann Ihnen dabei helfen, diese Aufgabe richtig zu erfüllen. Sie haben eine E-Mail Adresse, an diese die datenschutzrelevanten E-Mails übermittelt werden? Sehr schön, Connect kann diese E-Mails als Aufgaben anlegen. Über diese Aufgabe beantworten Sie anschließend ganz einfach dieses Ansuchen, somit wurde auch die Antwort darauf dokumentiert.




Schulung

Schulungen Ihrer Mitarbeiter können zeit-intensiv und Kostspielig sein. Connect unterstützt Sie dabei.



weitere Informationen zu Schulungen


VVZ und Connect als Komplettpaket


Aller Anfang ist schwer!

Das gilt auch für die DSGVO und das Verfahrensverzeichnis. Wir möchten Sie schnell und unkompliziert unterstützen, daher haben wir ein Paket für Sie zusammengestellt.



Community Edition

0Monat/Benutzer
  • Open Source
  • ohne Einschränkung nutzbar
  • keine Lizenzkosten
  • Verschlüsselt

Cloud Edition

15Monat/Benutzer
  • EINFÜHRUNGSPREIS
  • ISO zertifiziertes Rechenzentrum
  • Archiv für 100 Objekte
  • Verschlüsselt

on premise

5Monat/Benutzer
  • EINFÜHRUNGSPREIS
  • auf Ihrem Server
  • fully managed
  • Verschlüsselt

DSGVO Starter

Wir haben speziell für Sie das passende DSGVO Paket geschnürt. Nachdem Zeit kostbar und nicht in Übermaßen vorhanden ist, unterstützen wir Sie in der DSGVO tatkräftig. Mit diesem Paket erhalten Sie eine persönliche Einführung in das DSGVO Modul und wir erarbeiten gemeinsam das Verfahrensverzeichnis für Ihr Unternehmen.

Wir haben dieses Paket in drei Teile unterteilt.

Im ersten Teil besprechen wir mit Ihnen den praktischen Weg, welche Daten für das Verfahrensverzeichnis wichtig sind. Wir geben Ihnen hilfreiche Tipps, um mit geringem Aufwand von Ihrer Seite ans Ziel zu gelangen.

Im zweiten Teil werden die von Ihnen erhobenen Daten gemeinsam analysiert und Sie erhalten eine Einführung in das Verfahrensverzeichnis.

Der dritte Teil dient als Abschluss. Hier sehen wir uns das von Ihnen erstellte Verfahrensverzeichnis an, falls dies gewünscht ist, wir beantworten auch gerne Fragen in Bezug auf die DSGVO.

Am Besten sie holen sich gleich ein unverbindliches Angebot! Kontaktieren Sie uns.


  • Aufgeteilt in drei Teilbereiche

  • persönliche Unterstützung

  • Einführung in das DSGVO Modul

  • gemeinsame Erstellung des VVZ’s


unverbindliches Angebot anfordern…

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Sie erklären sich damit einverstanden, dass Ihre Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens verwendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter der Datenschutzerklärung.



Funktionen, die sich bereits im Test befinden


Fast täglich gibt es eine neue Version von Connect. Speziell im Bereich DSGVO haben wir nun unsere Kräfte gebündelt, damit wir zum Start der DSGVO die wichtigsten Punkte erfüllen können. Dies ist uns sehr gut gelungen, trotzdem gibt es noch ein paar Punkte, die wir in der Version 1 von Connect einbauen möchten.

Die nun folgenden Punkte dürfen Sie in den nächsten Wochen in Connect erwarten:


Digitale Vertragsabwicklung

Aufgaben und ToDos

Passwort Datenbank

Verfeinerung der Berechtigungsstruktur

Marketing kommt bei uns nicht an erster Stelle, dadurch ist diese Seite noch nicht ganz fertig – bitte um Nachsicht – Stand 05/2018
Die Auflistung der weiteren Funktionen erfolgt in Kürze.



alle Angaben sind ohne Gewähr von Richtigkeit und Vollständigkeit.
Es können sich jederzeit Änderungen ergeben. Alle Screenshots sind als Symbolfoto zu verstehen.